Gestion des absences

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Il s'agit ici de faire un bilan de la réflexion que nous (lycée Alfred Nobel, Clichy sous Bois) avons eu sur l'état du système de gestion des absences des élèves.


Situation actuelle

La gestion des absences, de la saisie à la production récapitulative sur les bulletins trimestriels nécessite :

  • L'achat préalable des carnets à souche : Coût annuel : ..€
  • 2 ETP d'AE (2quivalent temps-plein d'Assistant d'éducation) pour le ramassage des feuilles, la saisie/molière
  • Quelques jours.hommes de travail annuel lors des transferts manuels (!!aberration) de Molière vers Gepi.

On peut identifier les soucis suivants :

  • Coût humain (AE&CPE) qui pourrait être réinvesti dans du travail plus utile pour eux/le lycée/les élèves.
  • Problèmes de transcription :feuillets illisibles/faux/perdus/oubliés. avec les conséquences légales possibles..
  • Problème d'archivage légal avec les mêmes conséquences légales

On peut ajouter, dans le cadre d'une réflexion plus large, l'augmentation régulière du nombre de postes clients a des conséquences sur :

  • La consommation énergétique du lycée. Un calcul rapide en utilisant la base de calcul montre qu'en supposant un usage raisonnable par les enseignants (extinction des postes soir et WE...) avec les 320 postes, on arrive à près de 15000€ de facture EDF + 5000€ pour les serveurs ; on peut imaginer le coût écologique.. 20000€ de facture EDF annuelle pour le poste informatique..
  • Les moyens humains n'ont pas augmentés en conséquence. Il ne s'agit pas d'une critique ni d'une demande, mais d'une constatation.
  • N'en déplaise à certains collègues, les machines dont nous disposons ne sont utilisées qu' à une faible partie de leurs capacités. L'usage systématique d'un poste lourd n'est pas la panacée. Mettre en commun cette puissance pour la répartir en fonction des usages est certainement plus judicieux , plus économique, plus écologique.

| C'est manifestement d'actualité..

Bref, à ce rythme on va dans le mur, et une étude de postes clients légers (au sens écologique comme humain)
doit être réalisée.

Il s'agit d'un projet ( gestion des absences) pour lequel le service info a été mandaté par le proviseur.

Objectifs

  • Partir dès septembre 2008 sur une phase de test (dont le périmètre reste à définir) sur une solution qui sera déployée en septembre 2009.
  • Comparer les différents coûts(*) des diverses solutions avec une date limite en juin 2008.
  • Se préoccuper dès la phase de réflexion de l'amélioration possible des usages liés à l'introduction de l'outil. Ainsi si l'outil choisi permet simultanément d'ouvrir vers des usages nouveaux, il s'agit d'une plus-value notable.
  • Tout en évitant la seule querelle philosophique (logiciel libre vs propriétaire), ne pas sous-estimer l'importance du choix du prestataire/fournisseur de solution et de l'évolutivité de sa solution.


(*) Coûts

  • de fonctionnement
  • d'investissement
  • écologique
  • en cas de "perte"
  • humain
    • Pour l'équipe info
    • pour les CPE
    • Pour l'enseignant lors des ses 50' de cours
  • technique

Bases de calcul

  • 120 enseignants.
  • 1 année scolaire= 36 semaines
  • 120 enseignants * 36 semaines * 20h hebdo de moyenne => environ 100.000h de cours annuelles
  • Environ 60 salles
  • 1kWh coûte 0,1085 € TTC au tarif EDF de base
  • une journée dure 10h
  • une semaine : 5,5j Si on suppose une extinction des postes le soir par les collègues....
  • Les clients légers Sunray2 et Sunray270 sont , en revanche toujours allumés...
  • Les serveurs un peu costauds supportant ces dizaines de clients valent environ 3k€ et consomment environ 200W de moyenne.
  • L'écran des Sunray2 est allumé durant le fonctionnement 4h/j.



Bilan:

  • Un PC moyen coûte 600€ à l'achat et 17€/an
  • Un serveur x86 coûte 3500€ à l'achat et 130€/an

Les tarifs Sun sont régulièrement à 50%

  • Un serveur Sun coûte 3000€ à l'achat et 130€/an
  • Un client SunRay coûte 200€ à l'achat et 3€/an
  • Un SMS coûte 15 cts.
  • Un PDA Wifi sous palmOS :320€ palmTX
    • - Technologie finissante ?
    • - Pas de developpement local logiciel possible
  • Un PDA Wifi sous winCE :280€ Asus MyPal A626
  • Un PDA Wifi sous Linux :250€ Nokia N800
    • + Maitrise de l'OS par l'équipe info
    • + Intégration facilitée

Présentation des solutions

- Dans les 4 premières solutions, l'enseignant se connecte au logiciel de gestion de notes et les rempli au début du cours. Le CPE a donc une vue en temps réel des absences. Le logiciel de gestion de notes est l'un des suivants : Gepi, Molière. Voir Logiciel_de_gestion.

  • Machine neuve

Un ordinateur neuf par salle acheté sur fonds propres. Aucun test à faire, mais une gestion supplémentaire à faire.

Pour les deux solutions suivantes, un projet de transformation de postes lourds en clients dédiés (par l'une ou l'autre des 2 solutions [Recyclage ou    
SunRay]) est déjà dans les tuyaux; L'achat du serveur arriverait donc en déduction du coût global du tableau comparatif.
Ceci n'est valable que si on peut considérer qu'un serveur peut tirer autant de clients simultanés, ce qui n'est pas garanti du tout.. 
De plus, selon le choix, on peut tester le recyclage d'un serveur en serveur de secours afin d'éviter un coût supplémentaire.
Les deux dernières hypothèses sont à valider en vrai, et pas sur des machines virtuelles.
  • Recyclage

Un ordinateur de récupération par salle  : 80 machines ressorties des salles XXX dont en enlève Disque dur&CDROM&Lecteur disquettes que l'on transforme en clients légers adossés à un serveur Edubuntu (test validé sur machines virtuelles)

  • Client SunRay

Un client léger SunRay par salle plus un serveur (Sun Solaris) acheté sur fonds propres. Consommation et temps de connexion réduits à leur plus simple expression. (test validé sur machines virtuelles) | Une présentation non-officielle des SunRay qui date un peu, mais permet de se faire une vague idée.

  • PDA

Un PDA avec connection Wifi par professeur acheté sur fonds propres. Le points d'accès Wifi sont déja achetés. Valider si leur nombre est suffisant.

  • Téléphone portable

Le téléphone portable du professeur dont il se sert pour envoyer un SMS au téléphone mobile du lycée, lui-même relié (câble USB) à une machine transformant le SMS en liste d'absents et l'incorporant à l base. Est-ce possible avec Molière ???

  • + Très faible coût d'investissement : Un téléphone portable avec connexion USB.
  • Coût électrique de fonctionnement quasi-nul.
  • Coût de fonctionnement : 1 abonnement GSM.
  • - Coût des SMS : Sur la base de 120 profs*36 semaines*20h hebdo = environ 100.000 SMS/an...à 15 cts le SMS, on arrive à 15OOO€/an....
  • + pas de risque de perte, car objet dédié/perso à l'utilisateur
  • - Le professeur laissera son portable allumé pendant le cours...
  • + authentification intégrée par l'enregistrement préalable du numéro de l'enseignant.
  • + aucune gestion de prêt/achat/location/remplacement/réparation pour le lycée.
  •  ?: Comment transformer une liste d'absents en SMS ?
    • Rep: Fournir des listes avec élève <=> Numéro d'identification /2 caractères hexadécimaux + 1 code/2caractères pour la classe.
    • Exemple, 3 absents de codes Y8,U9,Z5 dans la classe S2 donnerait S2Y8U9Z5. Est-ce réaliste ? Il semble certain que le maintien d'un stock de souches d'absences volantes pour les grandes vagues d'absences permettrait à l'enseignant de ne pas avoir à taper ce genre d'horreur longue comme un jour sans pain.
    • Rep: Par usage d'un PDA ou d'une machine pour calculer le hash de la liste d'élèves... retour au PDA/PC: mauvaise réponse.
    • Rep: Par usage d'un PDA ou d'une machine pour fournir, par Bluetooth/IRda le hash au téléphone. retour au PDA/PC& tous les tel n'ont pas de BT intégré: mauvaise réponse.
  •  ?: Comment permettre à l'enseignant de vérifier la validité de la liste envoyée ?
    • Rep : Par l'envoi d'un SMS automatique de réponse depuis le portable du lycée evrs le portable de l'enseignant avec la liste lisible des absents.Problème : double tous les SMS=> surcoût.
    • Rep: Par la fourniture à chaque fin de 1/2 journée d'un document papier de la liste des absents. Délai avant contrôle à postériori.
  • Todo :
    • Vérifier l'adéquation bon prof/bonne classe/bonne heure
  • Solution dédiée

une solution dédiée à cette gestion : coba Listings de codes-barres/classe + lecteur codebarre+transmetteur RF + 1 recepteur RF + Soft

Intéraction avec Molière ???

Logiciel de gestion

Avec les 4 solutions suivantes (PC neuf/PC recyclé/SunRay/PDA Wifi) les technologies réseau et applicatives sont classiques et permettent un choix de l'usage des solutions suivantes pour le logiciel de gestion d'absences :

  • Gepi

A première vue, et sans connaître le produit OMT, on peut noter les points suivants de chacune des solution :

  • Gepi
  • + Outil connu des collègues sur les autres modules => prise en main rapide
  • + Coût limité
  • + Intégration maîtrisée dans le SI du lycée=> Pas de surtravail pour l'équipe info.
  • + Base d'authentification existante=> Pas de gestion d'un troisième couple d'identifiants de connexion..
  • - En l'état actuel, très mauvaise intégration avec Molière, mais plusieurs solutions sont en cours de test/développement/validation pour arriver à une solution d'export Molière-> Gepi viable.


  • VieScolaire.net Appel
  • - Sauf erreur de lecture, rien n'est stocké en local, mais tout est chez OMT, donc par accès ADSL...Je sais que le notre est censé être redondant, mais quand même.... Pour la suite, on considérera néanmoins que le stockage est local au lycée.
  • - Outil inconnu des collègues et ce malgré une interface qui semble facile d'accès
  • - OMT serait en cours de rachat. Quid de la pérennité de l'outil actuel ?
  • - Actuellement le logiciel n'aurait pas de module web, mais seulement un exécutable windows, ce qui ne permettrait que l'usage de clients lourds XP (solution 1). Sauf que l'usage de RDP permet de rester en client léger à condition de créer un serveur Windows (réel ou virtuel) de Terminal.
  •  ?? Coût inconnu
  • - Intégration inconnue dans le SI du lycée=> Surtravail pour l'équipe info.
  • - Base d'authentification supplémentaire=> Gestion d'un troisième couple d'identifiants de connexion..
  • + Parfaite intégration avec Molière, enfin j'imagine
  • - CaPuCpasdulibre...
  •  ?? Curieux :"possibilité de saisir en dehors de l'établissement," ???A quoi cela peut-il servir ??



  • Dans tous les cas, il faudra de grandes capacités de conviction, une bonne dose de formation et un ou deux incidents de sécurité pour éviter que les postes ne restent allumés en permanence avec un navigateur ouvert et les identifiants de connexion enregistrés avec une page sur les notes, l'autre sur les bulletins et la troisième sur les absences.... A la première absence de l'enseignant, les soucis commencent..

Comparatif des solutions

Une version plus précise et plus à jour est


Solution Coût

investissement

Coût

fonctionnement

Coût

sur 3 ans

Coût

technique/humain

Usages supplémentaires possibles
Un ordinateur neuf par salle 60*600 = 36.000€ + VS.net: ..€ 60*17 = 1000€ 40.000€ 60 machines de plus ..
  • Usages pédago classiques
Un ordinateur de récupération par salle 4000€ + VS.net: ..€ 60*17= 1150€ 7000€
  • 1 serveur de plus
  • gestion des mises au rebut
  • Usages pédago classiques sauf video
Un client léger SunRay par salle 60*200 +3000 = 15.000€ + VS.net: ..€ 60*12+1*100 =800€ 19000€
  • 1 serveur de plus
  • Usages pédago classiques (sauf CD/DVD & video)
Un PDA par professeur 120*250 = 30.000€ + VS.net: ..€ A évaluer 30.000€
  • Déploiement correctifs,logiciels
  • pertes
  • batteries
  • formation
  • Authentification forte /SI
  • ...
Le téléphone portable du professeur 0€ ! 100.000*0,15 = 15.000€ 45.000€
  • Développement du logiciel
  • Inconvénient: permet de garder le portable allumé en classe..
une solution dédiée ??
  • Rien à faire pour l'équipe info
  • Aucun

Remarques

Cryptoclé

Parmi les autres projets en cours, il faut noter que plusieurs se recoupent :

  • Gestion efficace,simple et sécurisée des mots de passe d'administration
  • Identification forte des enseignants /pki& Token

Une reflexion est en cours depuis longtemps sur le déploiement des certificats utilisateurs ainsi que sur l'usage des cryptoclés. Ces clés contiendraient les certificats générés par notre pki et permettraient d'ouvrir le SI sans dégrader par trop la sécurité de celui-ci. Or déployer des certificats utilisateurs sur un PDA dédié à l'enseignant est facile. Si toutefois ces certificats sont bien moins protégés dans un PDA que dans une cryptoclé, le niveau de sécurité reste néanmoins élevé. Par conséquent le coût d'investissement du PDA doit être minoré de celui des cryptoclés (40€ env.) qui ne seraient alors pas achetées à cette échelle.

  • eToken OTP
  • eToken Pro

Gymnase

On précise qu'il n'y a pas de prise réseau au gymnase, que le compteur électrique ne doit pas être commun avec celui du lycée, mais qu'il ne situe qu'à quelques dizaines de mètres des batiments.

Conclusion :

  • Pas de réseau filaire
  • Pas de CPL (courant porteur)
  • Mais le Wifi doit passer

Mélange

Il est probable qu'un mélange de diverses solutions soit en fait la bonne solution.


Conclusion

Après tests (machines virtuelles), après présentation et démonstration aux CPE et personnels de direction, après avis de l'intendant (;-) ), a été décidé de partir sur la solution suivante :

  • Recyclage de 60 machines en clients légers
  • Achat sur fonds propres d'un ....vrai serveur X86 (Dual Quad-core, 16GB Ram) et installation d'un serveur Edubuntu
  • Usage de Gepi Module absences
  • Charge à l'équipe info de trouver une solution pour intégrer les absences à Molière...

..Bref, je en suis pas certain que cette solution soit facile à adapter dans un collège aux moyens moins fournis..


Bilan

...A faire dans quelques mois !